Συμβουλές Για Άμεση Εξοικονόμηση Χρόνου

 

Ένα βασικό παράπονο που ακούμε από πολλούς πελάτες, καθώς και όσους συμμετείχαν στα προηγούμενα 2 σεμινάρια Internet Marketing που διοργανώσαμε, είναι πως δεν υπάρχει ελεύθερος χρόνος ώστε να κάνουν marketing για την επιχείρηση τους.

Το πρόβλημα του time management "πονάει" ιδιαίτερα τις μικρές επιχειρήσεις και τα start-ups, στα οποία όλοι "πανικόβλητοι" προσπαθούν να κάνουν κυριολεκτικά τα πάντα ώστε να επιβιώσει και να αναπτυχθεί η επιχείρησή τους.

Έχοντας διαβάσει δεκάδες άρθρα και βιβλία για Time Management, και πειραματιζόμενος με διάφορες τεχνικές, κατέληξα στις 11 παρακάτω συμβουλές, που πιστεύω πως θα φανούν και σε εσάς εκπληκτικά χρήσιμες:

Γενική Αρχή

Οποιαδήποτε διακοπή όταν κάνουμε κάτι ρίχνει κατακόρυφα την παραγωγικότητα. Το multi-tasking δεν είναι φτιαγμένο για ανθρώπους.

11 Χρυσοί Κανόνες

1. Περιορισμός τηλεφώνου & Emails

Οι ώρες που απαντάμε το τηλέφωνο πρέπει να είναι περιορισμένες και να το ξέρουν οι πελάτες. Ορίζουμε συγκεκριμένο ωράριο.
Η επικοινωνία θα πρέπει να γίνεται κυρίως με γραπτό τρόπο και συγκεντρωτικά. Αν έχει κάποιος να μας πει 10 πράγματα να τα στείλει όλα μαζί σε 1 email και όχι σε 10. Οι κλήσεις δεν απαντώνται Live από τον υπεύθυνο αλλά καταχωρούνται και απαντώνται από τον υπεύθυνο με βάση προτεραιότητες (και ιδανικά με email).
Δεν δίνουμε το κινητό μας εκτός και είναι Top-5 πελάτης και σέβεται το χρόνο μας. Ελέγχουμε το email μας σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα (πχ καθε 2 ωρες και όχι κάθε 10 λεπτά!). Απενεργοποιούμε όλα τα instant notifications.

2. Ελαχιστοποίηση Meetings

Τα meetings πρέπει να γίνονται αραιά και που. Δεν πρέπει να γίνονται "για πλάκα" και socializing. Αναψυκτικά, ορεκτικά, φαγητά… είναι μόνο για να περνά η ώρα. Πριν το meeting όλοι οι συμμετέχοντες πρέπει να έχουν μια ατζέντα με τα θέματα του meeting. Στην αρχή του meeting θα πρέπει να δηλώνεται ξεκάθαρα η διάρκεια και ο στόχος του meeting. Ποιες είναι οι αποφάσεις που πρέπει να βγουν.
Επίσης σε ένα ραντεβού με ένα (υποψήφιο) πελάτη θα πρέπει να πούμε από την αρχή πόσο χρόνο έχουμε διαθέσιμο. Ο χρόνος είναι σημαντικότερος από το χρήμα.

3. Συνέπεια Στους Χρόνους - Απόλυτη Ακρίβεια

Είναι πολύ σημαντικό να είμαστε συνεπείς στους χρόνους μας. Εάν πούμε πως τάδε μέρα και ώρα θα έχουμε κάνει κάτι πρέπει να το τηρούμε με απόλυτη ακρίβεια. Όσο πιο συνεπείς είμαστε τόσο πιο συνεπείς θα είναι και οι άλλοι με μας (χρονικά και οικονομικά). Εάν δεν είναι οι άλλοι συνεπείς απέναντί μας τότε μάλλον πρέπει να τους αντικαταστήσουμε…
Η συνέπεια μας εκπαιδεύει να έχουμε πολύ περισσότερη πειθαρχία.

4. Λίστες

Βοηθά την οργάνωση της σκέψης και του χρόνου μας να έχουμε λίστες με προτεραιότητες όπως to-do list και to-call lists (με A,B,C προτεραιότητες). Δοκιμάστε το Wunderlist.

5. Σύνδεση Tasks Με Τον Κεντρικό Στόχο

Ότι και αν κάνουμε, θα πρέπει πάντα να έχουμε στο πίσω μέρος του μυαλού μας το ερώτημα:
«Αυτό που κάνω τώρα με βοηθάει να έρθω πιο κοντά προς το στόχο μου»
Π.χ. αν ο στόχος είναι 20.000 ευρώ σε ένα μήνα, και εξυπηρετούμε ένα πελάτη, είμαστε σίγουροι πως βοηθά στο να πραγματοποιηθεί αυτός ο στόχος (άμεσα ή έμμεσα). Κάποιες φορές οι πελάτες και συνεργάτες δεν αναγνωρίζουν την αξία του χρόνου μας, και προσπαθούν να μας φάνε χρόνο τσάμπα, για το δικό τους συμφέρον (οικονομικό ή ψυχολογικό). Προσοχή στα "βαμπίρ χρόνου".

6. Ατζέντα & CRM

Επειδή είναι αδύνατον να τα έχουμε όλα στο μυαλό μας θα πρέπει να χρησιμοποιούμε μια πρακτική ατζέντα με όλα τα μελλοντικά tasks. Επίσης μέσα στο CRM μπορούμε να καταγράφουμε όλο το ιστορικό παλιών επικοινωνιών με τους (υποψήφιους) πελάτες. Με αυτόν τον τρόπο θα ξεκουραστεί και ο εγκέφαλος μας από την εξτρά δουλειά.

7. Blocking Χρόνου

Για όλο το χρόνο θα πρέπει να έχουμε κάποια προγραμματισμένα σημαντικά tasks. Παράδειγμα μια βδομάδα το χρόνο για συναντήσεις με τους τοπ πελάτες, 1 μήνα το χρόνο για συγγραφή ενός βιβλίου, 1 μέρα το μήνα για meeting, 1 μέρα τη βδομάδα για follow-up και πάει λέγοντας. Αυτά τα blocks χρόνου είναι «ιερά». Δεν πρέπει να παραβιάζονται με τίποτα (εξαίρεση θάνατος και φυσικές καταστροφές).

8. Περιορισμός Μη Προγραμματισμένων Γεγονότων

To Open door policy προκαλεί interruptions. Επίσης οι (υποψήφιοι) πελάτες σας πρέπει να ξέρουν πως ο χρόνος μας είναι σημαντικός οπότε πρέπει έγκαιρα να κλείνουν ραντεβού και να μην εμφανίζονται όταν «τους καπνίσει» (αν βέβαια πουλάτε σε εμπορικό κατάστημα δεν ισχύει ο κανόνας).

9. Αξιοποίηση Μικρών Τμημάτων Χρόνου

Σε πολλές περιστάσεις τυχαίνει απλά να περιμένουμε κάπου. Αυτό το χρόνο μπορούμε να τον αξιοποιήσουμε για να διαβάσουμε ένα ηλεκτρονικό βιβλίο, να ακούσουμε ένα audio book, να καταγράψουμε σκέψεις, ιδέες και στόχους. Αξιοποιήστε το smartphone σας.

10. Αποφυγή Ωρών Αιχμής

Αποφεύγουμε ώρες αιχμής που μας τρώνε χρόνο στο δρόμο (αυξημένη κυκλοφορία), ουρές αναμονής (σε τραπεζες, δημόσιες υπηρεσίες…).

11. Αυτοματοποίηση

Σκεφτείτε ποιες είναι οι διαδικασίες που χρησιμοποιείτε που μπορούν να αυτοματοποιηθούν. Για παράδειγμα η αποστολή emails, το follow-up, ακόμα και άσχετα πράγματα που τρώνε χρόνο όπως το πότισμα, το άναμα των φώτων κ.τ.λ.
Για παράδειγμα στο Internet Marketing αξιοποιούμε έξυπνους μηχανισμούς Email Marketingώστε να γράφονται αυτόμαστα στη λίστα μας, να γίνεται αυτόματα διαγραφή όσων δεν επιθυμεούν ή δε λειτουργεί το email τους, να στέλνονται προγραμματισμένα emails για διάστημα αρκετών μηνών από την πρώτη εγγραφή στη λίστα (email campaign) και άλλα πολλά! Αν όλα αυτά τα κάναμε manually θα χρειαζόμασταν τουλάχιστον 50 ώρες το χρόνο (πόσο κοστίζουν 50 ώρες από τη ζωή σας;).

Ελπίζω να βάλετε αυτούς του χρήσιμους κανόνες στη ζωή σας και να εξοικονομήσετε άμεσα τουλάχιστον 1 ώρα την ημέρα. Καλή συνέχεια και καλές πωλήσεις!Greek Internet Marketing